Как вырваться из круговорота работы 24/7

20 июля 2018

Вы справляетесь со всеми задачами, всегда придерживаетесь дедлайнов и дружите с клиентами? Всё на работе прекрасно и здорово, но однажды вы обнаруживаете себя отвечающим на рабочие письма в субботу в 11 вечера или с отражателем в руках где-нибудь в поле на съёмке инновационных лопат с мотором в воскресенье в 9 утра. Что-то здесь не так...

Об этой стороне работы обычно никто не предупреждает, об этом редко договариваются на собеседованиях, а некоторые руководители вообще считают такие ситуации само собой разумеющимися. Поздравляем, вы попались в ловушку «работа 24/7».

Знакомая ситуация для многих проджект-менеджеров, аккаунт-менеджеров, маркетологов и интернет-маркетологов, комьюнити-менеджеров и руководителей отделов. В общем, для всех, кто по работе много общается с заказчиками, клиентами заказчиков, подрядчиками или командой.

И вроде «все так работают», но не все говорят вслух (разве что друзьям пятничными вечерами или в мессенджерах), насколько это плохо сказывается и на работе, и на личной жизни, которая постепенно рушится и исчезает.

Мы решили поинтересоваться у нашего проджект-менеджера Натальи, как у неё обстоят дела с работой 24/7, сумела ли она разделить личное и рабочее и отвоевать у работы выходные по ТК.

Вот несколько правил, которые сработали у неё. Быть может, они помогут и вам, если вы чувствуете, что работа захватила вашу жизнь.

Начинайте работу на работе

Звучит просто? Но, согласитесь, не так-то просто игнорировать разрывающийся от входящих смартфон. Глаз нет-нет, да и зацепится за очередной пуш, а палец возьмёт — и нервно тапнет по письму с заголовком «Правки». И всё. Мысли убежали на работу, нервный тик подхватил бровь. Не надо так.

Старайтесь работать только на работе, а во внерабочее время отдыхать. Вы удивитесь, насколько эффективнее будут решаться все задачи, если заранее себя по ним не накручивать и не готовить насыщенную эпитетами речь для провинившихся коллег или объяснения для клиентского офис-менеджера, который снова не может добавить картинку в галерею.

Наталья Project-менеджер «Евростудио»

Дома я могу просмотреть список писем, не открывая их. И ответить только, например, директору, если это необходимо. Или на письма тех клиентов, которые точно по пустякам не станут тревожить. Но ранжирую почту я уже на работе и в течение дня отвечаю на все входящие.

Не давайте личный номер телефона клиентам

Кому, как не вам, лучше знать своих клиентов. Среди них обязательно найдётся тот, кто постоянно в командировках и работает как многорукий Шива — отвечает и за наличие ручек в офисе, и за стратегию продвижения бренда. Такие клиенты обычно проверяют почту, отвечает на сообщения и генерируют идеи только в нерабочее время. Договоритесь с ним заранее, когда вы будете отвечать на письма и обсуждать идеи по телефону.

Остальным лучше свой номер вообще не давать. Или только тем, кто точно не станет звонить, если нужно уменьшить картинку или добавить пробел в тексте. Конечно, в крайности вдаваться тоже не стоит и на звонки директора отвечать желательно... Если они не становятся «нормой» во внерабочее время.

 

Наталья Project-менеджер «Евростудио»

Вообще, у нас в «Евростудио» есть правило: все звонки — через рабочий телефон. Мой личный номер есть всего у нескольких клиентов, и если они звонят во внерабочее время, значит, там что-то серьезное произошло, и надо срочно подключаться. Но я прекрасно знаю, что если всем давать свой номер телефона, то звонить будут и по вечерам, и по ночам, и ни к чему хорошему это не приведёт. Но! Эти ситуации также показывают, что сами клиенты не умеют разделять личное и рабочее и вряд ли от этого счастливы.

Фиксируйте всё

Вы ведь знаете, что многие клиенты любят «всё быстренько обсудить по телефону»? При этом теряется история правок, нигде не фиксируется, кто, когда и почему поставил задачу. А потом вообще может возникнуть вопрос: а была ли задача? Такие ситуации приятными не назовёшь, но, к сожалению, они периодически случаются. Поэтому возьмите себе за правило (если это правило не введено в разряд корпоративных): фиксировать любые изменения и задачи, даже если они «прилетели» по телефону. Не забудьте записать всё, что вам надиктовали, составить письмо со списком правок, отправьте его клиенту на согласование и только после финального подтверждения приступайте к работе.

Наталья Project-менеджер «Евростудио»

Иногда случаются клиенты, которые звонят для того, чтобы выплеснуть на тебя эмоции. Никакого конструктива, только реакция, например, на не очень вовремя заданный вопрос. С такими клиентами общение лучше сразу полностью переносить в почту. Письмо менее эмоционально, а если всё-таки написали что-то «ядовитое», то у тебя всегда есть возможность взять паузу, отойти, успокоиться, подумать и только потом ответить — по существу и без каких-либо эмоций. Зато вся переписка зафиксирована, и бурей эмоций ничего не снесло.

Формулируйте задачи так, чтобы не стрессовать заранее

Как конкретно вы планируете свою загрузку на день — ваше личное дело, главное, чтобы планировали. Выбор инструментов для этого огромен — от специально разработанных приложений до листиков на доске или бумажного ежедневника.

Наталья Project-менеджер «Евростудио»

Я использую ежедневник, расписываю задачи на каждый день. Что-то планировать далеко вперёд, конечно, не получается, но можно раскидать большой пак задач на неделю. Операционная работа подразумевает, что в любой момент от клиента может упасть ASAP-ASAP задача*, и придётся все свои планы передвигать. Расписывать задачи я стараюсь в начале дня, когда прихожу на работу, даже ДО того, как проверяю почту.

Чтобы немного упростить себе жизнь и не начинать страдать, посмотрев на план, формулируйте задачи в формате плана действий, а не обязанностей. Каждая задача должна быть максимально просто сформулирована, чтобы, глядя на неё, не бояться, что над ней 3 часа сидеть. Например задача «Разобраться с выгрузкой от клиента» выглядит не так мучительно, если разложить ее на «1. Поставить задачу Алексею проанализировать структуру каталога. 2. Подготовить список правок для клиента к выгрузке 1С». Займитесь декомпозицией, она полезна не только в разработке, но и в текущей работе, и даже в личных делах.

Не работайте на выходных

Имея обязанности аккаунт-менеджера, ты вынужден всегда находиться онлайн, потому что в случае чего нужно сразу бежать на помощь клиенту. Просто надо, без объяснений. С другой стороны, когда клиент в принципе работает по выходным, а потому все вопросы в почту пишет по воскресеньям, то отвечать ему из дома не стоит. Есть рабочее время.

Наталья Project-менеджер «Евростудио»

Раньше я этим сильно грешила, работала и по субботам, и по воскресеньям. Было даже вполне нормально на выходных встать пораньше, чтобы успеть доделать что-то незаконченное в рабочее время. Это сильно выматывает, и после какого-то периода в таком постоянном аврале просто перегораешь. Вроде и работа интересная. Но ты уже не можешь посмотреть на неё со стороны, погряз в операционке, толком не отдыхаешь, и всё накапливается как снежный ком

Устройтесь на нормальную работу

Чтобы не работать 24/7, нужно, чтобы и ваши коллеги, и ваш руководитель тоже не работали без выходных, задачи выставлялись с адекватными сроками, а нагрузка была из расчёта на человека, а не на робота. Постоянные дедлайны «сделать вчера» довольно быстро демотивируют, а увеличение нагрузки на каждого сотрудника вместо расширения штата, даёт побочное действие не только на личную жизнь, но и на здоровье, причём как на физическое здоровье каждого сотрудника, так и на атмосферу в коллективе.

А некоторые попадают на психологический «крючок», и начинают задерживаться как бы за компанию, потому что уходить первым неудобно («Руководитель сидит, и я посижу, неудобно уходить раньше», «Если я уйду раньше всех, подумают, что я плохо работаю»).

 

Наталья Project-менеджер «Евростудио»

В целом в «Евростудио» мои вечера и выходные стали довольно спокойными, по сравнению с предыдущими местами работы. Если соблюдать простые правила и договариваться с клиентами, то скоро вы выясните, что никто ничего не имеет против отдыха в выходные.

Учитывайте специфику профессии

Менеджер проектов не просто решает задачи по мере их поступления, он постоянно думает о своих проектах как бы в фоновом режиме. Как и маркетолог, smm-специалист и специалисты любых других профессий, которые не ориентированы на получение результата здесь и сейчас, в отличие от, например, маляра, который тут же видит результат своих действий прямо на стене.

Наталья Project-менеджер «Евростудио»

Я не уверена, что моментальное переключение, когда я резко в 18 часов встаю из-за стола, ухожу домой и забываю про работу напрочь — это вообще хорошее качество проектного менеджера.

Конечно, такой стиль жизни подходит далеко не всем. Нужно правильно расставлять приоритеты. Но размышлять о работе и команде, как о чём-то относящемся к тебе лично — это круто, так и должно быть. Говорят, что если ты не умеешь отдыхать, то ты неправильно работаешь. Уделите внимание своему отдыху :) А на работе выстраивайте границы для коллег, руководства и клиентов. Попробуйте ввести хотя бы несколько из этих правил в свою повседневную рабочую деятельность, и заметите, как вдруг станет немного легче дышать, и появится свободное время на личные дела.

*ASAP — от англ. As Soon As Possible — как можно скорее.

Поделиться
Отправить

Еще на эту тему

Стажировка студентов ВКИ в «Евростудио». Часть 7: Две предзащиты

Зачем две, если до этого студенты-практиканты несколько раз отрепетировали защиту в офисе и вроде бы внесли все правки от наставников? Отвечаем на вопрос в новом...

Стажировка в «Евростудио». Часть 3. Первые сложности

Тем временем наши стажеры продолжают трудиться над проектами, сталкиваются с новыми сложностями и находят новые методы их решения, в общем, приобретают навыки, необходимые хорошему...

Стажировка студентов ВКИ в «Евростудио». Часть 8: Защита дипломов

Финал. Стажировка для наших студентов подошла к логическому завершению — защите...

Вам нужен новый сайт? Продвижение проекта?